定時上がりを勝ち取る!早く終わらせる仕事術と職場の雰囲気づくりのコツ
「定時に帰りたい」これは多くのサラリーマンの悩みごとですよね。
家族と過ごす、趣味に没頭する、自己研鑽に励む。こういった活動は豊かな生活を送るためにとても重要ですが、実現のためにはゆとりのあるアフターファイブが不可欠です。
働き方改革という言葉も飛び交っていますが、まだまだ「残業が当たり前」という会社が多数を占めているのが現状ではないでしょうか?
残業続きの原因は仕事が多くて終わらないというケースはもちろん、中には帰りづらい雰囲気や残業時間が評価される風土などの職場の雰囲気としての課題も存在します。
今回は、仕事が早い人が共通してやっている仕事術と、定時に帰っても評価されるコツについて解説していきます。
効率の良い時間の使いかたと組織の雰囲気に負けない方法。両方をマスターして、スマートに定時で帰れるようになりましょう。
Contents
仕事が早い人がやっている定時に帰る仕事術
同じ仕事量なのに、なぜか仕事がはやく終わる人の共通点について説明します。
朝出社した時ににスケジュールを決める
朝出社して仕事にとりかかる前に、まずは一日のスケジュールを決めましょう。
その日やるべきことの全体像を把握しているだけで、段取りよく進めることができます。
スケジュールを決める時のコツは3つ。
1つ目は、効率のいい順番を考えること。
スキマ時間や移動時間にできること、同時進行できることを検討したり、返事待ちが予想されるものを先に片付けるようにしたり、時間の無駄がないよう予定をたてます。「何かを待つ」という時間を最小限にするのが考え方のコツです。
2つ目は、タスクに制限時間を設けること。
パーキンソンの法則というものがあり、人は与えられた時間やお金を、すべて使ってしまうという習性があります。
例えば同じ作業量の仕事を、1時間で行うように指示すると、完了まで1時間かけ、30分でやるように指示すると、30分で完了させるように動いてしまうのです。
多くの場合、頼む側は納期の提示のみであり、タスクそれぞれの制限時間を設けることはありません。しかし、あえて自ら制限時間を設けることで作業効率が上がる可能性あることを覚えておきましょう。
3つ目は、事前準備を徹底すること。
スケジュールを立てたあとは、その日必要なものを準備しておきましょう。
使用する書類などを揃えておくだけでも、その度に探す手間が省けます。
そして、使用した書類は順次かたづけていくことで、作業の進行具合を把握することができます。
何のためにするのか目的を明確にしておく
すべての仕事はそれぞれの目的を持っています。一つひとつの作業に対して目的を明確にしておくことは仕事を行う上で一番重要といっても過言ではありません。
慣れるまでは時間がかかるかもしれませんが、目的の明確化は本来必要ない仕事を減らし、本当に重要なことへ時間と労力を割くことにつながります。例えば給与計算の業務があったとして、部下がすべて暗算でこなそうとしていたら、誰だって注意しますよね。このような目的と手段があっていない状態は現実の業務でも多かれ少なかれ起こっているものです。
「何のためにやっているのか?」という目的の明確化と「この業務は目的達成のために必要なのか?」という手段の妥当性の確認を常に意識するようにしましょう。
5分以内にできることはその場で片付ける
5分以内にできることはその場で片付けるようにしましょう。
先延ばしにすると、その作業を覚えておくというタスクが増えます。
その時点で集中力が散漫になりますし、日頃から先延ばし癖がつくと、どんどん自分の仕事が溜まっていくことになります。
メールの返信をする、書類を印刷するなど、5分以内で終わることはその場で片付けるようにしましょう。
商談やプレゼンは事前の準備を徹底する
商談やプレゼンは、事前の準備を徹底しましょう。
取引先との商談は先方も含め多くの時間と労力がかかっています。
事前にイメージトレーニングや、デモンストレーションをしてスムーズに話が進められるようにしておきましょう。
商談やプレゼンの場合、先方の時間を頂戴していますし、会社としていい方向に進めることができなければ、商談やプレゼンの時間そのものが無駄になってしまいます。
準備が整っていないまま商談に向かった結果、書類が足りない、知識不足で返答できないなどがあると、その時点で話がすすみません。
その時に「後日もってきます。」「改めてご連絡します」という展開になれば、自分の仕事が増えますし、相手からみて不信感や頼りなさにつながってしまえば、それこそマイナスでしかありません。
商談やプレゼンは一回でしっかりと決めて成果を持って帰る。この意識を忘れずに動きましょう。
報連相をこまめにとる
社内での報告、連絡、相談はこまめにしましょう。
今はリモートワークをする人も増えており、社内の人とのコミュニケーション自体が減っているため、とくに意識したい点です。
自分のすすめ方が、上司やクライアントの意図にそっているのか?は非常に重要で、自分の判断ですすめた結果、「根本的にちがう」ということがあれば、かけた時間が無駄になってしまいます。
どんな制作物も、大枠の構成案ができた段階で確認をとれば、大きな軌道修正が入るリスクはかなり減少しますので必ず実施しましょう。
とくに、始まったばかりの企画や、取り引きがはじまったばかりのクライアントの仕事は、ゴールの共有ができていないことも多いため、イメージが合わずに大きな手直しが入るケースも多くなりがちです。
そうならないためにも、こまめに報告、連絡、相談をおこなうことで、早い段階で軌道修正できるようにしましょう。
定時退社は悪?会社の常識から抜け出す方法
仕事がはやく終わっても、職場が定時に帰れる雰囲気ではなかったり、残業をしている人が評価されたりする会社はまだまだ多いです。
職場の雰囲気を変え、定時で帰るのが当たり前という風土にするためにはどうすればよいのか?
そのコツにについて解説します。
周りの人の仕事を積極的に手伝う
職場の雰囲気が帰りにくい場合は、自分の仕事を定時内に終わらせるだけではなく、周りの人を積極的に手伝うことが非常に重要です。
「他の人の手伝いをする余裕なんてない」「他人の手伝いまでしたら定時に帰れない」という声もあるかと思います。
しかし、会社の雰囲気を変えるために、このような草の根運動がボディブローのように効いてくるのです。
自分の仕事が終わったら帰る。というのは決して悪いことではないのですが、残業が当たり前の社風の場合、「あの人だけズルい」「あの人は簡単な仕事しかしていない。私たちの方ががんばっている」といった不満がでてきかねません。
そういった不満を出させないためにも普段の関係性が重要です。
人間には「返報性の法則」というものがあり、自分によくしてくれた相手を心の底から憎めないようにできています。つまりこういった積み重ねで社内の仲間を増やしておくことは職場での人間関係を円滑にするのに非常に有効なのです。
他の人の手伝いをすることは、自分の負担が増えることでもありますが、定時に帰りやすい雰囲気をつくっていくためにも、がんばりたい部分です。
若者の共感を集めると社内の空気は変わる
雰囲気を変えるためには仲間づくりが不可欠です。
あなたと同じように「早く帰りたい」と思っている人たちで行動を起こしていくことで社風が変わるケースもあります。20〜30代の若年層は「就業時間外は働きたくない」という価値観の人も増えています。
そのため、もし社内の雰囲気や風土を変えたければ20〜30代の同じ価値観の人たちと一緒に、行動を起こしていくのもよいかもしれません。
筆者の知人の会社も、その方法で社内の雰囲気が大きく変わりました。
もともと「残業する人、休日出勤している人が偉い」という価値観の会社で、知人はその社風が不満でたまりませんでした。
そのため、知人は嫌われる覚悟で定時に帰っていたのですが、思いのほか、若い人たちにその行動が支持されたようで、彼らも知人に続いて定時に帰るようになりました。
当初、上司は苦言を呈していたそうですが、早く帰る人が増えたことで、徐々に残業している人が偉いという価値観が薄れていきました。
多勢に無勢という言葉があるように、早く帰る人の人数が増えてしまえば、状況は変わっていきます。
そのため、「早く帰りたい」と思っている人をあつめて、少しずつ行動を起こしてみましょう。
定時上がりは仕事のやり方次第で実現する
ここまでのお話をまとめます。定時で帰るための仕事術まとめ
早く終わらせる仕事術
・朝いちばんにスケジュールを決める
・何のためにするのか目的を明確にしておく
・5分以内にできることはその場で片付ける
・商談やプレゼンは事前の準備を徹底する
・報連相をこまめにとる
会社の雰囲気を変えるコツ
・自分の仕事は終わらせ、他の人の手伝いもする
・若い子の共感を集めると社内の空気は変わる
仕事のやり方次第で、残業時間を減らすことはできますし、社内での振る舞い方ひとつでで「残業しないといけない」という雰囲気を変えることはできます。
あきらめずに少しづつコツコツと行動を起こせば、必ず何かは変わるはず。
「これが常識だから」「うちの会社はこうだから」に流されずに、効率よく自分の仕事を終わらせて定時で帰れるようにしましょう。